ERFA – Gruppe: Was verbirgt sich eigentlich dahinter? Report eines Treffen der ERFA Gruppen unter Leitung von Axel Toussaint, pro APO Unternehmensberatung GmbH & Co. KG. Die ERFA – Gruppe trifft sich normalerweise drei Mal im Jahr. Das Abkürzungswort „ERFA“ steht für Erfahrungsaustausch. Die Treffen erstrecken sich mit An- und Abreise über zwei Tage und finden je nach den Möglichkeiten der Gruppenmitglieder in der Woche oder am Wochenende statt. Die Tagungsorte wechseln und werden nach den Wünschen der Teilnehmer ausgesucht. Die Tagungsordnung wird im Voraus festgelegt und jeder Teilnehmer erhält sie ca. vier Wochen vor dem Tagungstermin. Der Ablauf vor Ort sieht folgendermaßen aus:
1. Im Mittelpunkt steht der Erfahrungsaustausch der Gruppenmitglieder. Es wird über erfolgreiche oder auch gefloppte Aktionen in der Apotheke berichtet. Apothekenalltagsärger wie z.B. mit dem Personal, mit Mitwettbewerbern oder auch mit Kunden werden in der Gruppe geschildert, diskutiert und dann nach Lösungswegen gesucht.
2. Den nächsten Ablaufpunkt bildet der Bericht des Moderators über Highlights aus anderen ERFA – Gruppen.
3. Gemeinsames Abendessen mit weiterem Erfahrungsaustausch oder auch angeregten Unterhaltungen über apothekenfremde Themen.
4. Wenn die Gruppe es wünscht, können auch kleinere kulturelle Programmpunkte wie z.B. Besichtigungen mit aufgenommen werden. Solche Einschübe sind für die Stärkung des Gemeinschaftsgefühls hilfreich.
5. Am nächsten Tag werden Schwerpunktthemen, die die Gruppe zuvor festgelegt hat, erörtert. Diese Punkte bereitet entweder der Moderator vor oder er besorgt einen externen Referenten. Zu den Schwerpunktthemen gehören z.B.
• QMS
• Kundenbindungssysteme
• Controlling der Großhandelskondition
• Optimierung des Direkteinkaufes
• Professionelles Marketing
• Optimierung des Personaleinsatzes
• Bewertung von Filialapotheken
• Optimierung des Warenlagers
• Besichtigung einer Apotheke, wenn z.B. ein Umbau geplant ist
• Durchführung von Testkäufen
• Kennzahlenvergleich der Teilnehmer untereinander, um frühzeitig Veränderungen hinterfragen zu können und Tipps zum Eingreifen zu erarbeiten.
6. Der Moderator trägt aktuelle Entwicklungen vor. Dazu gehören immer die Diskussion der politischen Lage, die Entwicklung der Vertragslandschaft, eine Übersicht der aktuellen Großhandelskondition und die Entwicklung der OTC – Preise. Wenn nötig werden dazu Handlungsempfehlungen erarbeitet.
Am Ende meines Artikels möchte ich noch Allgemeines zur Struktur der Teilnehmer erwähnen, damit nach meiner Meinung eine ERFA – Gruppe effektiv arbeiten kann. Absolute Vertraulichkeit und Ehrlichkeit sind die Grundvoraussetzungen. Jeder muss sich einbringen und mit Begeisterung dabei sein. Zuhörer sind falsch in einer ERFA – Gruppe! Wenn ein Teilnehmer das Gefühl bekommt, dass er nur gibt, aber nichts von den Anderen bekommt, wird er die Gruppe schnell verlassen. Also muss die persönliche Chemie der Gruppenmitglieder untereinander und die zum Moderator stimmen. Wenn es dann noch gelingt, eine gute Mischung aus „jungen Wilden“ und „weisen Alten“ bei vergleichbaren Umsätzen und natürlich auch ähnlichen Umsatzstrukturen in der nach meiner Erfahrung optimalen Gruppenstärke von 10 Teilnehmern zu finden, steht einer erfolgreichen ERFA – Arbeit nichts mehr in Wege!